Hokuku - Renraku - Sodan (Laporan - Informasi - Konsultasi)

1. HOKOKU / LAPORAN

Definisi : Memberikan informasi penjelasan perkembangan tehadap proses dan hasil pekerjaan kita, kepada atasan kita agar atasan bisa memonitor perkembangan dari kerja kita dan bisa mengantisipasi kalau terjadi masalah

Urutan Hokoku / Laporan yang baik :
1. Sebelumnya rangkumlah point-point penting
2. Pertama laporkan kesimpulannya
3. Lalu jelaskan alasan dan latar belakangnya
4. Kemudian kemukakan pula pendapat pribadi

Point-point penting Hokoku / Laporan :
1. Atasan menginginkan laporan yang tepat dan akurat
2. Informasi harus dilaporkan secepatnya, terutama informasi yang buruk
3. Melapor harus diprioritaskan daripada kegiatan rutin harian
4. Sesuaikan dengan kondisi, pilih alat yang sesuai dalam melapor (notes, dll)
5. Jangan malu untuk melapor, walau atasan sedang sibuk
6. Berinisiatiflah melapor, jangan menunggu
7. Laporkan walaupun hal-hal yang dirasa kurang penting
8. Jika ragu dalam mengambil keputusan, segeralah melapor
9. Jangan hanya hasilnya, namun perkembangan pekerjaan harus dilaporkan juga
10. Pendapat pribadi harus dipisahkan dari fakta sebenarnya
11. Jangan menyimpan masalah sendirian
12. Biasakanlah untuk selalu mencatat
13. Jadikanlah melapor sebagai kebiasaan

2. RENRAKU / INFORMASI

Definisi : Menyampaikan suatu berita kepada orang-orang yang menurut hasil pemikiran / pertimbangan kita, memang harus tahu berita tersebut

Urutan Renraku / Informasi yang baik :
1. Sebelumnya rangkumlah point-point penting
2. Pertama informasikan kesimpulannya
3. Lalu jelaskan latar belakangnya
4. Kemudian lakukan konfirmasi

Point-point penting Renraku / Laporan :
1. Informasi yang mendesak lebih penting dibandingkan kerja harian
2. Untuk informasi yang rumit, rangkum dan ringkas terlebih dahulu
3. Urutan menginformasikan adalah : kesimpulan, alasan, latar belakang, dan kondisi
4. Jika meninggalkan pesan, konfirmasikan ke org tsb apakah telah menerima informasinya
5. Jika menerima pesan yang penting dan mendesak, beritahu juga orang lain yang terkait
6. Waktu yang tepat untuk menginformasikan adalah waktu disela-sela antara pekerjaan

3. SODAN / KONSULTASI

Definisi : Meminta pendapat / saran kepada rekan / atasan karena kita ragu kepada wewenang atau tidak yakin atas pendapat kita tersebut / tidak yakin dengan keputusan yang diambil

Urutan Sodan / Konsultasi yang baik :
1. Sebelumnya persiapkan data-data dan referensi pendukung
2. Jika ragu untuk memecahkan masalah sendiri atau ragu dengan wewenang kita, berkonsultasilah dengan atasan / pihak terkait
3. Analisa kondisinya dan pahami masalah dengan baik
4. Coba pikirkan solusi masalah menurut cara anda
5. Jangan hanya terpaku dengan cara / pendapat / pengalaman kita. Berkonsultasilah dengan orang lain (pihak terkait)
6. Terima pendapat orang lain dengan hati terbuka. Hargai juga pendapat yang kritis

Point-point penting Sodan / Konsultasi :
1. Jika tidak bisa memecahkan masalah sendiri, berkonsultasilah
2. Jika tidak yakin dengan wewenang kita, berkonsultasilah
3. Sebelum berkonsultasi, pikirkan dahulu sendiri
4. Sebelum berkonsultasi kumpulkan data-data yang diperlukan (don't speak without data)
5. Jangan hanya terpaku dengan pengalaman pribadi, berkonsultasilah
6. Mintalah nasehat pada orang yang terkait atau orang yang lebih berpengalaman
7. Dengan berkonsultasi, akan memperluas hubungan dan pergaulan anda

Tambahan :
1. Biasakanlah Melapor, menginformasikan dan berkonsultasi
2. Biasakanlah Melapor, menginformasikan dan berkonsultasi dengan urutan yang baik
3. Perhatikan point-point penting, jika melapor, menginformasikan dan berkonsultasi
4. Biasakanlah bicara dengan data pendukung

sumber : M Syahreza (syahreza@nok...)